การจัดตั้ง
กองทุนส่งเสริมการจัดประชุมนานาชาติ  ( Convention  Promotion  Fund – CPF) จัดตั้งขึ้นเมื่อปี พ.ศ. 2542 เกิดขึ้นโดยความริเริ่มของสมาชิกสมาคมส่งเสริมการประชุมนานาชาติ (ไทย ) (Thailand  Incentive & Convention Association – TICA ) ซึ่งก่อตั้งขึ้นเมื่อปี พ.ศ.2527 โดยความร่วมมือระหว่างภาครัฐบาลและเอกชนที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจการจัดประชุม  สัมมนา  นิทรรศการ และการส่งเสริมการท่องเที่ยวแบบให้เป็นรางวัล (Meetings , Incentives Conventions, Exhibitions – MICE ) หรือไมซ์

หลักการและเหตุผล
การประชุมนานาชาติเป็นสาขาของอุตสาหกรรมการท่องเที่ยว ที่มีความสำคัญมากที่ให้ประโยชน์นานับประการต่อประเทศผู้จัดงาน  ในฐานะที่ประเทศไทยเป็นประเทศที่มีศักยภาพสูงในการเป็นศูนย์กลางในการจัดประชุมนานาชาติในภูมิภาคจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีสิ่งอำนวยความสะดวก และความพร้อมในการรับรองการจัดงานประชุมนานาชาติ
การสนับสนุนทางการเงินจึงเป็นสิ่งสำคัญอันดับแรกที่ผู้จัดงานในประเทศ(Local Host – Committee) ต้องการใช้ในการประมูลและดำเนินการจัดงานประชุมให้ประสบผลสำเร็จ

วัตถุประสงค์

• เพื่อช่วยเหลือและสนับสนุนหน่วยงานในประเทศไทยที่ต้องการประมูลและจัดการประชุมนานาชาติ
• เพื่อส่งเสริมกิจกรรมทางการตลาด อันจะก่อให้เกิดการจัดประชุม สัมมนา  นิทรรศการและการท่องเที่ยวแบบให้เป็นรางวัลในประเทศไทยให้มากยิ่งขึ้น
• เพื่อพัฒนางานด้านวิจัย และบุคลากรด้าน MICE

แหล่งเงินทุน

• เงินบริจาคเริ่มต้นจากการท่องเที่ยวแห่งประเทศไทยและบริษัทการบินไทย
• เงินบริจาคเริ่มต้นของสมาชิกจัดตั้งกองทุนฯ (บริษัท  องค์กร  และรายบุคคล รวม 72ราย )
• โครงการจัดหาทุนของสมาชิกกองทุนฯ
• เงินสนับสนุนจากรัฐบาลโดยผ่านทางการท่องเที่ยวแห่งประเทศไทย (Matching  Fund)
• เงินอุดหนุนจากหน่วยงานที่ยืมเงินกองทุนฯและประสบความสำเร็จในการจัดงาน
• เงินอุดหนุนจากหน่วยงานที่ให้บริการซึ่งเป็นสมาชิกก่อตั้งกองทุนฯและได้รับประโยชน์จากการจัดงานดังกล่าว
• เงินช่วยเหลืออื่นๆ

การบริหาร
กองทุนส่งเสริมการจัดประชุมนานาชาติ กำกับดูแลโดยคณะกรรมการบริหาร (Board of Trustees) จำนวน 11 ท่าน ซึ่งแต่งตั้งโดยคณะกรรมการบริหารสมาคมส่งเสริมการประชุมนานาชาติ  โดยซึ่งได้รับเลือกตั้งจากที่ประชุมใหญ่สามัญประจำปี คณะกรรมการบริหารกองทุนฯมีวาระในการทำงาน 2 ปี และประกอบไปด้วยสมาชิกต่อไปนี้

• อุปนายก สมาคมส่งเสริมการประชุมนานาชาติ (ไทย ) 1 ตำแหน่ง
• ประธานคณะกรรมการฝ่ายส่งเสริมการขาย  ฝ่ายสมาชิกภาพและประชาสัมพันธ์ และ ฝ่ายพัฒนาบริการ 3 ตำแหน่ง
• ผู้แทนจากการท่องเที่ยวแห่งประเทศไทย 1 ตำแหน่ง
• ผู้แทนจากบริษัทการบินไทย 1 ตำแหน่ง
• ผู้แทนสมาชิกที่ให้การสนับสนุนพิเศษ ( Gold  Sponsor Member ) 3 ตำแหน่ง
• ผู้แทนสมาชิกก่อตั้ง 1 ตำแหน่ง
• ผู้ทรงคุณวุฒิ 1 ตำแหน่ง

คณะกรรมการบริหารกองทุนฯ (The Board of Trustees)
จะทำหน้าที่เลือกตำแหน่งต่างๆ ดังนี้

• ประธาน
• รองประธาน
• เลขาธิการ
• เหรัญญิก
• ประธานคณะอนุกรรมการจัดหาทุน
• ประธานคณะอนุกรรมการพิจารณาให้ความช่วยเหลือและติดตามผลงาน

การบริหารงาน
หน้าที่ความรับผิดชอบและการดำเนินงานตามนโยบาย การติดตามผลงาน  รวมทั้งการบริหารงานทั่วไปจะอยู่ภายใต้ความรับผิดชอบของสมาคมส่งเสริมการประชุมนานาชาติ (ไทย)

การขอยืมเงินจากกองทุนส่งเสริมการจัดประชุมนานาชาติ

คุณสมบัติของผู้สมัคร
                เงินกองทุนนี้จะให้แก่สมาคม องค์กรที่ไม่มีผลกำไร หรือกลุ่มบุคคลที่ประสงค์จะจัดการประชุมนานาชาติขึ้นในประเทศไทย และคาดว่าจะมีผู้ร่วมงานไม่น้อยกว่า 200 คน
                ผู้ขอยืมทุน หรือ การประชุมนั้นๆ จะต้องรับการสนับสนุนจากหน่วยงานของรัฐบาลหรือ/และภาคเอกชนที่เกี่ยวข้อง การประชุมจะต้องใช้เวลาเตรียมการไม่น้อยกว่า 6 เดือน

ขั้นตอนในการขอยืมเงินกองทุนฯ
แบบฟอร์มการขอยืมทุน
ผู้ขอยืมทุน จะต้องกรอกแบบฟอร์มการขอยืมทุนโดยสมบูรณ์ และส่งมายังกองทุนส่งเสริมการจัดประชุมนานาชาติ ณ สำนักงานสมาคมส่งเสริมการประชุมนานาชาติ (ไทย)
                เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดของเงินกองทุนฯ ผู้ขอยืมทุนจะต้องชำระเงินคืนเพื่อนำไปใช้สนับสนุนการจัดงานอื่นๆต่อไป ดังนั้นจะเป็นความรับผิดชอบของคณะกรรมการบริหารกองทุนฯ และผู้ขอยืมเงินทุน ในการใช้ความพยายามเป็นอย่างยิ่งที่จะประมูลการประชุมให้สำเร็จ คณะกรรมการฯ จะพิจารณารายละเอียดเกี่ยวกับการประมูลการประชุมในทุกๆด้าน อย่างรอบคอบ

หลักเกณฑ์การให้เงินยืม
การให้เงินยืมแก่หน่วยงานต่างๆ จะพิจารณาให้ใช้ได้ทั้งในส่วนของการประมูลการประชุม และการเตรียมการประชุม ในจำนวนเงินสูงสุดไม่เกิน 1,000,000 บาท (หนึ่งล้านบาทถ้วน) ต่อส่วนความต้องการ และสามารถเบิกเป็นงวดตามค่าใช้จ่ายจริงทิ่เกิดขึ้นได้

                รายการค่าใช้จ่ายที่อยู่ในเงื่อนไขการพิจารณา
                ช่วงประมูลงาน

• ค่าใช้จ่ายเพื่อการเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ ได้แก่ ค่าตีพิมพ์ หรือจัดทำข้อความเชิญชวน ใบประกาศ โปสเตอร์ ตลอดจนวัสดุอุปกรณ์ต่างๆ ที่ใช้ในการประชาสัมพันธ์
• ค่าเดินทางของคณะกรรมการ หรือเจ้าหน้าที่โสตทัศนูปกรณ์ ในการไปเสนอตัวขอเป็นเจ้าภาพจัดการประชุม
• ค่าใช้จ่ายอื่นๆ เช่นค่าเช่าห้องประชุม และอุปกรณ์ หรือค่าเลี้ยงรับรอง อาหาร และเครื่องดื่มระหว่างการประมูล

ช่วงเตรียมงาน

• ค่าใช้จ่ายด้านการตลาดและประชาสัมพันธ์ ได้แก่ การจัดทำเอกสารเผยแพร่ (Announcement) ค่าใช้จ่ายในการจัดส่งเอกสารต่างๆ และค่าโฆษณา
• ค่าใช้จ่ายในการจัดทำ ออกแบบ และบำรุงรักษาอินเตอร์เนต เวบไซต์ รวมทั้งอุปกรณ์อื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง
• ค่าใช้จ่ายในการบริหารงาน ได้แก่ ค่าเช่าสำนักงาน ค่าเช่าหรือซื้อวัสดุอุปกรณ์ค่าจ้างพนักงาน หรือเงินค่ามัดจำที่ต้องจ่ายให้กับบริษัทที่ให้การบริการ

ผู้ขอยืมทุน จะต้องชี้แจงรายละเอียดของการใช้จ่ายแต่ละรายการ (บ่งชี้ว่ามีการชำระเงินในการใช้บริการอย่างเป็นขั้นตอน) ซึ่งการร่างงบประมาณรายจ่ายขั้นต้นจะเป็นการแสดงความพร้อมและการทุ่มเทของผู้ขอยืมทุน อีกทั้งจะเป็นการเอื้อประโยชน์อย่างยิ่งต่อการตัดสินใจของคณะกรรมการ

การพิจารณาของคณะกรรมการ
                คณะกรรมการบริหารกองทุนฯ จะประชุมเพื่อพิจารณาใบสมัคร และอาจเชิญผู้สมัครขอยืมทุนเข้าร่วมประชุมด้วยหากเห็นว่าจำเป็น
                คณะกรรมการขอสงวนสิทธิ์ในการพิจารณา และคัดเลือกผู้ขอยืมทุนที่ได้พิจารณาแล้วว่ามีคุณสมบัติครบถ้วนและถุกต้องที่สุด ทั้งนี้การตัดสินใจของคณะกรรมการถือเป็นมติเอกฉันท์
                ผู้สมัครในนามสมาคม จะต้องแนบเอกสารรับรองการจดทะเบียนสมาคมเป็นหลักฐาน

การจัดทำข้อตกลง
                หากมีการอนุมัติให้เงินยืม ประธานหรือผู้บริหารที่มีสถานะเท่าเทียมกัน และสมาชิกอาวุโสขององค์กร จะต้องลงนามในข้อตกลงรับเงินยืมเพื่อเป็นผู้ค้ำประกันเงินยืมดังกล่าว
                การส่งมอบเงินจะนำเข้าบัญชีธนาคารในนามของสมาคม องค์กรหรือแล้วแต่ข้อตกลง

ข้อพิจารณาอื่นๆ

• ขอให้พิจารณาใช้บริการของสมาชิกผู้ก่อตั้งกองทุนฯ ในการจัดการประชุมเป็นกรณีพิเศษ เนื่องจากสมาชิกผู้ก่อตั้งที่มีธุรกิจเกี่ยวกับการจัดประชุมนานาชาติ อาจสนับสนุนเงินกองทุนฯ เพิ่มเติมหากมีรายได้จากการให้การบริการ การประชุมนั้นๆ
• ในกรณีที่ไม่ประสบผลสำเร็จในการแข่งขันประมูลการประชุม ผู้ขอยืมทุน ควรเสนอตัวขอเป็นเจ้าภาพใหม่ในโอกาสต่อไป หรือจัดการประชุมที่มีขนาดเล็กลง เช่นระดับภูมิภาค หรือโปรแกรมท่องเที่ยวก่อนหรือหลังงานประชุมในประเทศไทย

การจัดงาน
                เพื่อให้การจัดการประชุมประสบผลสำเร็จ ผู้ขอยืมทุนจะต้องว่าจ้างบริษัทรับจัดประชุม เว้นแต่การประชุมดังกล่าวจะจัดโดยกลุ่มบุคคลที่เคยมีประสบการณ์โดยตรงในการจัดการประชุมระดับนานาชาติ และจะต้องแสดงให้เห็นถึงหลักฐานอ้างอิงต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง จนเป็นที่พอใจของคณะกรรมการ นอกจากนี้จะต้องทำการประกันการประชุมไว้ด้วย

สมาคมส่งเสริมการประชุมนานาชาติ (ไทย) ในฐานะผู้บริหารกองทุนส่งเสริมการจัดประชุมนานาชาติ จะมอบหมายเจ้าหน้าที่ของกองทุนฯ เพื่อเป็นผู้สังเกตการณ์และให้คำแนะนำ ในคณะกรรมการจัดงาน (Host Organising Committee)

การชำระเงินคืน
                การชำระเงินยืม จะต้องชำระทั้งหมดหลังจากการประชุมสิ้นสุดลง ซึ่งกำหนดเวลาที่เหมาะสมคือภายใน 2 เดือนหลังจากการประชุมสิ้นสุด
                หากผู้จัดประชุมจะสมัครใจสนับสนุนเงินช่วยเหลือ อันเป็นผลมาจากรายได้จากการจัดการประชุมก็จะช่วยเพิ่มจำนวนเงินกองทุน ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อผู้ขอยืมทุนเพื่อจัดงานประชุมครั้งต่อไป และต่อประเทศโดยส่วนรวม

การเปลี่ยนแปลง
                ผู้ขอยืมทุนต้องแจ้งให้ทราบล่วงหน้าเป็นลายลักษณ์อักษร กรณีที่จะมีการเปลี่ยนแปลงใดๆ เกิดขี้นในส่วนใดส่วนหนึ่งของรายละเอียดในแบบขอยืมทุน เช่นชื่อผู้รับประกัน หรืออื่นๆ

การเพิกถอนการให้เงินยืม
                คณะกรรมการกองทุนฯ อาจบอกเลิกให้เงินยืมใดๆ ที่ได้อนุมัติไปแล้ว หรือเรียกเงินที่ได้ส่งมอบไปแล้วคืน หากพบว่ามีการบิดเบือนเกิดขึ้นในการสมัครขอยืมเงินกองทุน หรือในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในการขอยืมทุน หรือพบหลักฐานที่เชื่อถือได้อันส่งผลให้ผู้ยืมทุนขาดความเหมาะสมที่จะรับเงินกองทุน

Donors

Thai Airways International PLC
Tourism Authority of Thailand
----------------------------------------------------------------------
Advanced Info Service PLC
American Express (Thai) Co.,Ltd.
Boonrawd Brewery Co.,Ltd.
Thai Fuji Xerox Co.,Ltd.
Thailand Incentive & Convention Association
----------------------------------------------------------------------
Bank of Thailand
Gems Gallery International Manufacturer Co.,Ltd.
Shangri-La Hotel Bangkok
-----------------------------------------------------------------------
Holiday Inn Resort Regent Beach Cha-Am
Pacific World (Thailand) Ltd.
-----------------------------------------------------------------------
Amari Hotels & Resorts
Bangkok Bank
BITEC
Central Gems International
Sofitel Centara Grand Bangkok
Challenge Hotels & Resorts
Creative Destination Management
Destination Asia (Thailand)
Diethelm Travel
Westin Grande Sukhumvit
Imperial Hotels Group
Jim Thompson Thai Silk
Hilton Phuket Arcadia Resort & Spa
Rose Garden Riverside
Royal Cliff Beach Resort
Siam Express Co.,Ltd.
Turismo Asia Co.,Ltd.
World Travel Service Ltd.
----------------------------------------------------------------------
Club Andaman Beach Resort
East West Siam
Grand Mercure Fortune Hotel
Grand Hyatt Erawan Bankgok
James Fashion Co.,Ltd.
InterContinental Bangkok
Majestic Shop
Master tour Co.,Ltd.
Hilton Hua Hin Resort & Spa
Novotel on Siam Square Bangkok
Indigo Pearl Hotel
Royal Garden Resort Group
Royal Phuket City Hotel
Four Seasons Hotel
Tour East (T.E.T)
------------------------------------------------------------